Giấy khai sinh của bạn ghi “huyện Hải Hậu, tỉnh Nam Định”, nhưng từ 01/07/2025 không còn huyện Hải Hậu, cũng không còn tỉnh Nam Định. Vậy khi làm hồ sơ xin việc, khai lý lịch hay đăng ký khai sinh cho con, nên ghi quê quán, nơi sinh theo tên cũ hay tên mới? Câu trả lời phụ thuộc vào loại giấy tờ. Bài này tổng hợp các quy định hiện hành (cập nhật tháng 10/2026) và gợi ý cách ghi cho từng trường hợp.
Tóm tắt nhanh
| Trường hợp | Ghi thế nào | Căn cứ |
|---|---|---|
| Giấy khai sinh, căn cước đã cấp, còn ghi tên cũ | Không phải đổi, vẫn dùng bình thường | Điều 10 Nghị quyết 190/2025/QH15 |
| Giấy tờ hộ tịch cấp mới từ 01/07/2025 | Ghi theo đơn vị hành chính hiện hành: xã/phường/đặc khu, tỉnh/thành phố | Thông tư 08/2025/TT-BTP |
| Bản sao, trích lục khai sinh cấp lại từ sổ cũ | Ghi đúng như đã đăng ký trong Sổ hộ tịch (tên cũ) | Khoản 2 Điều 30 Thông tư 04/2020/TT-BTP |
| Cơ sở dữ liệu dân cư, VNeID | Ghi theo tên mới | Thông tư 118/2026/TT-BCA (trước đó là Thông tư 53/2025/TT-BCA) |
| Lý lịch đảng viên | Tên mới, tên cũ trong ngoặc | Hướng dẫn 38-HD/BTCTW |
| Hồ sơ cán bộ (mẫu 2026) | Tên cũ theo giấy tờ, kèm ghi chú tên hiện nay | Quy định 211-QĐ/TW |
| CV, sơ yếu lý lịch thông thường | Không có quy định bắt buộc. Nên ghi tên mới kèm “(trước đây là …)” | Khuyến nghị |
Quê quán và nơi sinh khác nhau thế nào?
- Quê quán (khoản 8 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014) được xác định theo quê quán của cha hoặc mẹ, theo thỏa thuận của cha mẹ hoặc theo tập quán, và ghi trong tờ khai đăng ký khai sinh. Quê quán không nhất thiết là nơi bạn sinh ra.
- Nơi sinh là nơi người đó được sinh ra. Theo Thông tư 04/2020/TT-BTP, nếu sinh tại cơ sở y tế thì ghi tên cơ sở y tế và địa chỉ hành chính nơi có cơ sở đó.
- Nơi đăng ký khai sinh là cơ quan đã đăng ký khai sinh cho bạn. Mục này có thể khác cả quê quán lẫn nơi sinh.
Thẻ căn cước cấp từ 01/07/2024 in mục “Nơi đăng ký khai sinh”, không còn in quê quán. Quê quán vẫn được lưu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và hiển thị trên VNeID.
Giấy khai sinh ghi tên cũ có phải làm lại không?
Không. Điều 10 Nghị quyết 190/2025/QH15 của Quốc hội quy định: văn bản, giấy tờ đã được cơ quan có thẩm quyền cấp trước khi sắp xếp bộ máy mà còn thời hạn thì tiếp tục sử dụng, cho đến khi hết hạn hoặc được thay thế. Giấy khai sinh không có thời hạn, nên vẫn có giá trị dù ghi “huyện”, “tỉnh” đã không còn.
Việc tên xã, huyện, tỉnh thay đổi do sáp nhập không phải sai sót, nên cũng không phải lý do để cải chính hộ tịch. Theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP, cải chính chỉ áp dụng khi nội dung đã đăng ký bị ghi sai. Sở Tư pháp Tuyên Quang đã trả lời theo hướng này trong tài liệu hỏi đáp về hộ tịch. Nếu cơ quan nào yêu cầu bạn “cải chính” chỉ vì giấy khai sinh ghi tên cũ, bạn có thể dẫn quy định trên để đề nghị xem xét lại.
Trường hợp phải đăng ký lại khai sinh (mất sổ gốc, mất giấy), Thông tư 04/2020/TT-BTP (Điều 10) đã có cách xử lý từ trước: ghi địa danh theo tên hành chính hiện tại, còn địa danh trước đây được ghi ở mặt sau giấy khai sinh.
Khi xin bản sao trích lục khai sinh từ sổ hộ tịch cũ, nội dung vẫn ghi đúng như đã đăng ký trước đây, tức là tên cũ (khoản 2 Điều 30 Thông tư 04/2020/TT-BTP). Điều này là bình thường.
Đăng ký khai sinh cho con bây giờ: ghi thế nào?
Thông tư 08/2025/TT-BTP (hiệu lực từ 01/07/2025) quy định giấy tờ hộ tịch cấp mới ghi địa danh theo hai cấp hiện hành: xã/phường/đặc khu và tỉnh/thành phố, không còn cấp huyện. Thông tư này áp dụng đến ngày 01/03/2027, khi Luật Hộ tịch (sửa đổi) có hiệu lực; sau mốc đó cần xem văn bản hướng dẫn luật mới.
- Nơi sinh của con: ghi tên bệnh viện, cơ sở y tế và địa chỉ mới của cơ sở đó. Ví dụ: “Bệnh viện …, phường Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh”.
- Quê quán của con: theo quê của cha hoặc mẹ. Nếu giấy tờ của cha mẹ còn ghi tên cũ, hiện chưa có văn bản hướng dẫn riêng cho tình huống này. Theo tinh thần Thông tư 08/2025, cách hợp lý là quy đổi sang tên xã, tỉnh hiện nay. Nên hỏi trước cán bộ tư pháp – hộ tịch nơi nộp hồ sơ.
VNeID và cơ sở dữ liệu dân cư hiển thị gì?
Bộ Công an đã ban hành hai thông tư về việc này:
- Thông tư 53/2025/TT-BCA (áp dụng từ 01/07/2025): nơi sinh, quê quán ghi theo địa danh hành chính mới, có ghi chú thông tin gốc trên giấy khai sinh. Thông tư này chỉ áp dụng cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu căn cước, không áp dụng cho việc ghi giấy khai sinh.
- Thông tư 118/2026/TT-BCA (từ 01/07/2026, thay quy định trên): nơi sinh, quê quán, nơi thường trú, tạm trú trong cơ sở dữ liệu được ghi theo địa danh hành chính mới. Nếu thông tin cũ thiếu cấp xã hoặc cấp tỉnh, Công an cấp xã đề nghị công dân cung cấp giấy tờ; không có giấy tờ thì công dân tự khai và ký cam kết để công an xác minh.
Vì vậy, VNeID có thể hiển thị quê quán theo tên mới, khác với giấy khai sinh ghi tên cũ. Hai giấy tờ này vẫn được coi là của cùng một người, không phải sai lệch. Muốn kiểm tra, xem bài Xem địa chỉ mới trên VNeID sau sáp nhập.
Thẻ căn cước còn hạn ghi tên cũ không bắt buộc phải đổi. Nếu muốn đổi để khớp tên mới, bạn có thể đề nghị cấp lại trên VNeID với lý do sắp xếp đơn vị hành chính; trường hợp này không mất lệ phí. Chi tiết xem bài Sáp nhập có phải đổi căn cước không?.
Lý lịch đảng viên, hồ sơ cán bộ: hai hướng dẫn khác nhau
Đây là chỗ dễ nhầm nhất, vì hai văn bản của Đảng hướng dẫn theo hai cách ngược nhau:
- Hướng dẫn 38-HD/BTCTW (29/09/2025) về nghiệp vụ công tác đảng viên: ghi địa danh mới trước, địa danh cũ trong ngoặc. Ví dụ mẫu trong hướng dẫn: “phường Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh (phường Linh Chiểu, thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh)”.
- Quy định 211-QĐ/TW (07/08/2026) về quản lý hồ sơ cán bộ, mẫu sơ yếu lý lịch 2c mới: ghi địa danh cũ theo giấy tờ đã cấp, sau đó ghi chú địa danh hiện nay. Hồ sơ đã được xác nhận trước ngày 07/08/2026 không phải khai lại.
Lời khuyên: khai theo hướng dẫn của đúng loại hồ sơ đang làm, và hỏi bộ phận tổ chức nơi nhận hồ sơ nếu còn băn khoăn. Dù theo cách nào, nên ghi đủ cả tên cũ và tên mới để người đọc đối chiếu được.
CV, sơ yếu lý lịch xin việc: gợi ý cách ghi
Với hồ sơ xin việc ở doanh nghiệp, hồ sơ nhập học hay sơ yếu lý lịch thông thường, hiện không có quy định bắt buộc. Mẫu sơ yếu lý lịch của Thông tư 06/2023/TT-BNV vẫn để ba cấp (xã, huyện, tỉnh). Luật sư và báo chí thường khuyến nghị: ghi tên mới, kèm tên cũ để người nhận dễ đối chiếu với giấy khai sinh, bằng cấp.
| Trên giấy khai sinh (tên cũ) | Gợi ý ghi trong CV, hồ sơ |
|---|---|
| Thị trấn Yên Định, huyện Hải Hậu, tỉnh Nam Định | Xã Hải Hậu, tỉnh Ninh Bình (trước đây là thị trấn Yên Định, huyện Hải Hậu, tỉnh Nam Định) |
| Xã Nam Giang, huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An | Xã Kim Liên, tỉnh Nghệ An (trước đây là xã Nam Giang, huyện Nam Đàn) |
| Phường Linh Chiểu, thành phố Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh | Phường Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh (trước đây là phường Linh Chiểu, thành phố Thủ Đức) |
Nếu biểu mẫu yêu cầu khai “đúng như giấy khai sinh” (thường gặp ở hồ sơ thi, hồ sơ cấp văn bằng), hãy ghi đúng tên cũ để khớp giấy tờ. Riêng phiếu đăng ký dự thi tốt nghiệp THPT, mục nơi sinh chỉ yêu cầu ghi tên tỉnh, thành phố; Bộ Giáo dục và Đào tạo chưa có hướng dẫn riêng nên ghi tỉnh cũ hay tỉnh mới, hãy hỏi nơi tiếp nhận hồ sơ. Văn bằng, chứng chỉ đã cấp ghi nơi sinh cũ vẫn có giá trị.
Muốn biết xã, phường cũ của mình nay tên là gì, gõ tên vào ô tra cứu trên trang chủ, dùng công cụ đổi địa chỉ cũ sang mới hoặc xem bảng 63 tỉnh cũ → 34 tỉnh mới. Cách viết địa chỉ hiện nay xem bài Cách ghi địa chỉ mới sau sáp nhập.
Câu hỏi thường gặp
Giấy khai sinh ghi tên cũ, căn cước ghi tên mới, có bị coi là không khớp? Không. Cả hai đều hợp lệ; tên thay đổi do sắp xếp đơn vị hành chính chứ không phải sai thông tin. Nếu nơi nhận hồ sơ thắc mắc, bạn có thể in kết quả tra cứu hoặc dẫn nghị quyết sắp xếp của tỉnh.
Tôi có được đổi quê quán theo tên mới trên giấy khai sinh không? Không cần và hiện chưa có thủ tục riêng cho việc này. Luật Hộ tịch (sửa đổi) đã được thông qua năm 2026 và có hiệu lực từ 01/03/2027. Khi có văn bản hướng dẫn, bài này sẽ được cập nhật.
Đã là đặc khu thì ghi thế nào? Ghi “đặc khu …” thay cho xã, phường, ví dụ “đặc khu Côn Đảo, Thành phố Hồ Chí Minh”. Danh sách xem bài 13 đặc khu.
Nguồn tham khảo
- Tạp chí Luật sư Việt Nam: Quy định về áp dụng, sử dụng văn bản, giấy tờ đã được cấp trước khi sắp xếp bộ máy (NQ 190/2025/QH15)
- Tuổi Trẻ: Thay đổi địa giới hành chính thì người dân có phải làm lại giấy khai sinh không?
- Báo Lào Cai: Bộ Công an: giấy tờ cấp trước thời điểm sáp nhập tỉnh còn thời hạn được tiếp tục dùng
- Hoatieu: Thông tư 08/2025/TT-BTP (toàn văn)
- Sở Tư pháp Tuyên Quang: Tìm hiểu một số quy định của pháp luật về hộ tịch
- Sở Tư pháp Tuyên Quang: Cách khai quê quán cho con
- Xây dựng chính sách (Chính phủ): Quy định thông tin về nơi sinh, quê quán trong CSDL quốc gia về dân cư, CSDL căn cước
- LuatVietnam: Từ 01/7/2026, nơi sinh, quê quán, địa chỉ cư trú trong CSDL dân cư cập nhật theo đơn vị hành chính mới
- Tạp chí Luật sư Việt Nam: Thông tin nơi sinh, quê quán chưa đầy đủ địa danh cấp xã, cấp tỉnh trên CSDL thì xử lý thế nào?
- VnExpress: Cách đổi địa chỉ trên thẻ căn cước để khớp với địa danh hành chính mới
- LuatVietnam: Hướng dẫn 38-HD/BTCTW năm 2025 về nghiệp vụ công tác đảng viên
- LuatVietnam: Quy định 211-QĐ/TW năm 2026 về quản lý hồ sơ cán bộ
- Xây dựng chính sách (Chính phủ): Quy định các loại tài liệu trong hồ sơ cán bộ
- Tạp chí Luật sư Việt Nam: Một số lưu ý khi đăng ký dự thi tốt nghiệp THPT 2026
- Tiền Phong: Quê quán bị sáp nhập, chia tách, người dân kê khai giấy tờ theo địa danh nào?
- Thời báo Tài chính Việt Nam: Từ 1/7/2024 bỏ thông tin quê quán, vân tay trên thẻ căn cước
Nhập địa chỉ cũ (có thể kèm quận, huyện) để biết xã, phường và tỉnh, thành phố mới sau sáp nhập.
Tra cứu ngay