Công chứng, chứng thực sau sáp nhập: sao y, chứng thực chữ ký, hợp đồng nay làm ở đâu?

Cập nhật ngày 25/10/2026 · Vũ Huy Chương

Không còn Phòng Tư pháp huyện từ tháng 7/2025, nhiều người không biết sao y căn cước, chứng thực hợp đồng mua bán xe hay công chứng nhà đất phải đến đâu. Bài này tổng hợp theo quy định đang áp dụng tại thời điểm 25/10/2026, kèm bảng tra theo từng việc.

Trả lời ngắn: việc chứng thực (sao y bản sao, chứng thực chữ ký, chữ ký người dịch, hợp đồng) nay làm ở UBND xã, phường, đặc khu; phần lớn việc làm ở xã, phường nào cũng được, trừ hợp đồng về đất, nhà phải làm ở xã nơi có đất, nhà. Lưu ý: ở nhiều xã, phường đã có tổ chức công chứng (ví dụ 112 phường, xã của TP.HCM từ 27/4/2026), UBND tỉnh đã chuyển việc chứng thực hợp đồng, giao dịch sang tổ chức công chứng; ở đó UBND xã chỉ còn sao y và chứng thực chữ ký. Việc công chứng làm ở Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng; riêng giao dịch nhà đất phải công chứng tại tổ chức công chứng trong tỉnh, thành phố nơi có bất động sản.

Công chứng và chứng thực khác nhau thế nào?

	Công chứng	Chứng thực
Ai làm	Công chứng viên tại Phòng công chứng (nhà nước) hoặc Văn phòng công chứng (tư nhân)	UBND xã, phường, đặc khu; công chứng viên cũng chứng thực bản sao và chữ ký
Xác nhận điều gì	Tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; công chứng viên chịu trách nhiệm về nội dung	Bản sao đúng với bản chính; chữ ký đúng là của người ký; với hợp đồng: thời gian, địa điểm, năng lực và ý chí tự nguyện của các bên. Người yêu cầu tự chịu trách nhiệm về nội dung

Người dân hay nói “công chứng căn cước”, nhưng đúng tên thủ tục là chứng thực bản sao từ bản chính (sao y). Việc này làm được cả ở UBND xã và ở tổ chức công chứng.

Văn bản đang áp dụng

Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực, được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/11/2025). Đây là căn cứ chính về chứng thực hiện nay.
Luật Công chứng 2024 (số 46/2024/QH15), hiệu lực 01/7/2025: bỏ “công chứng bản dịch”, giới hạn phạm vi công chứng nhà đất theo tỉnh.
Luật sửa đổi, bổ sung Luật Công chứng (số 04/2026/QH16) được Quốc hội thông qua ngày 23/4/2026 nhưng đến 01/01/2027 mới có hiệu lực. (xem mục cuối bài).

Bảng tra nhanh: việc gì, làm ở đâu?

Việc cần làm	Nơi làm
Sao y căn cước, học bạ, bằng cấp, sơ yếu lý lịch đã ký	UBND xã, phường bất kỳ, hoặc Phòng/Văn phòng công chứng bất kỳ
Sao y giấy tờ do nước ngoài cấp (đã hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn)	Trước đây ở Phòng Tư pháp huyện; nay ở UBND xã, phường hoặc công chứng viên
Bản dịch hồ sơ du học, visa	Chứng thực chữ ký người dịch tại UBND xã, phường (công chứng viên cũng được Luật Công chứng 2024 trao quyền này)
Chứng thực chữ ký trên đơn, giấy ủy quyền thông thường	UBND xã, phường bất kỳ hoặc công chứng viên
Hợp đồng mua bán xe (động sản)	Công chứng tại tổ chức công chứng bất kỳ, hoặc chứng thực tại UBND xã, phường chưa chuyển giao chứng thực giao dịch (*)
Mua bán, tặng cho nhà, đất	Công chứng tại tổ chức công chứng trong tỉnh nơi có nhà đất, hoặc chứng thực tại UBND xã nơi có đất, nhà nếu xã đó chưa chuyển giao (*)
Văn bản ủy quyền liên quan đến nhà đất	Công chứng không giới hạn địa bàn; chứng thực tại xã, phường bất kỳ
Di chúc, văn bản từ chối nhận di sản	Tổ chức công chứng, hoặc UBND xã, phường chưa chuyển giao chứng thực giao dịch (*)
Sửa, hủy hoặc xin bản sao hợp đồng từng chứng thực ở Phòng Tư pháp huyện cũ	UBND xã, phường đang lưu trữ hồ sơ (hỏi Sở Tư pháp hoặc UBND xã nơi đặt trụ sở huyện cũ)

(*) Xem mục “Chứng thực ở xã, phường nào cũng được?” bên dưới: ở xã, phường đã chuyển giao, các giao dịch này phải làm tại tổ chức công chứng.

Phòng Tư pháp huyện không còn: những việc nào chuyển về xã?

Trước 01/7/2025, Phòng Tư pháp huyện làm những việc UBND xã khi đó không được làm, như sao y giấy tờ nước ngoài, chứng thực chữ ký người dịch, hợp đồng về động sản. Từ 01/7/2025 các nhiệm vụ này chuyển về cấp xã (Nghị định 120/2025/NĐ-CP); từ 01/11/2025, Nghị định 280/2025 đưa vào Nghị định 23/2015. Chủ tịch UBND cấp xã nay chứng thực:

bản sao từ bản chính, kể cả giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
chữ ký, chữ ký người dịch;
hợp đồng, giao dịch về động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở;
di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản phân chia di sản.

Chủ tịch UBND xã được ủy quyền cho công chức ký chứng thực, ghi “thừa ủy quyền” và dùng con dấu của UBND xã (Công văn 4158/BTP-BTTP).

Chứng thực ở xã, phường nào cũng được?

Phần lớn là được: các việc trong bảng trên, trừ hợp đồng nhà đất, không phụ thuộc nơi cư trú, nên bạn có thể làm ở phường gần chỗ làm.

Ngoại lệ quan trọng: hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất phải chứng thực tại UBND xã nơi có đất; về nhà ở thì tại UBND xã nơi có nhà. Ngoại lệ thứ hai, ngày càng phổ biến: UBND tỉnh được chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch từ Chủ tịch UBND xã sang tổ chức hành nghề công chứng ở những xã, phường đã có tổ chức công chứng. Từ khi quyết định chuyển giao có hiệu lực, Chủ tịch UBND xã đó không còn chứng thực sáu loại giao dịch: về động sản (như mua bán xe), về quyền sử dụng đất, về nhà ở, di chúc, văn bản từ chối nhận di sản và văn bản phân chia di sản. Sao y bản sao, chứng thực chữ ký, chữ ký người dịch vẫn làm ở UBND xã. Một số ví dụ:

Bắc Ninh: Quyết định 62/2025/QĐ-UBND ngày 04/11/2025 chuyển giao ở 19 phường, xã (như Bắc Giang, Kinh Bắc, Từ Sơn, Tiên Du, Yên Phong); các xã còn lại người dân được chọn công chứng hoặc chứng thực ở xã.
TP.HCM: chuyển giao từ 27/4/2026 ở 112/168 xã, phường, đặc khu đã có tổ chức công chứng; 56 nơi còn lại (trong đó có đặc khu Côn Đảo) chưa chuyển giao (theo Tuổi Trẻ).
Gia Lai cũng có quyết định chuyển giao (Quyết định 84/2025/QĐ-UBND); một số tỉnh khác đang xây dựng.

Danh sách xã đã chuyển giao khác nhau theo tỉnh và có thể thay đổi. Vì vậy, trước khi mang hồ sơ hợp đồng, di chúc lên xã, hãy gọi hỏi trước xem xã còn nhận chứng thực giao dịch hay không.

Công chứng nhà đất: vẫn giới hạn theo tỉnh

Theo Điều 44 Luật Công chứng 2024, công chứng viên chỉ công chứng giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở. Ngoại lệ không giới hạn địa bàn gồm di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền về bất động sản, thỏa thuận chế độ tài sản vợ chồng về bất động sản. Giao dịch không phải bất động sản (như mua bán xe) cũng không bị giới hạn.

Giới hạn tính theo tỉnh, không theo huyện, nên việc bỏ cấp huyện không làm thay đổi quy tắc này. Với những tỉnh vừa sáp nhập (ví dụ văn phòng công chứng ở tỉnh cũ A, nhà đất ở tỉnh cũ B, nay cùng một tỉnh mới), theo câu chữ của luật thì phạm vi là tỉnh mới; tuy vậy chúng tôi chưa thấy văn bản của Bộ Tư pháp xác nhận trực tiếp. Hãy hỏi trước tổ chức công chứng hoặc Sở Tư pháp. Muốn biết tỉnh cũ của mình nay thuộc tỉnh nào, xem bài 63 tỉnh cũ thành 34 tỉnh, thành mới.

Không còn “công chứng bản dịch”

Từ 01/7/2025, Luật Công chứng 2024 bỏ thủ tục công chứng bản dịch; thay vào đó là chứng thực chữ ký người dịch. Bản dịch đã công chứng trước ngày này vẫn có giá trị sử dụng. Nơi nhận hồ sơ ghi “bản dịch công chứng” thì bạn nộp bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch.

VNeID và bản sao điện tử

Từ 01/11/2025, người yêu cầu chứng thực không phải nộp hay xuất trình bản giấy của giấy tờ đã tích hợp trên VNeID nếu đã xuất trình thông tin đó trên VNeID; người chứng thực tự khai thác cơ sở dữ liệu dân cư.
VNeID không có chức năng “sao y” hay chứng thực bản sao. Chúng tôi chưa thấy nguồn chính thức nào nói có. Điều đúng là: giấy tờ đã có trên VNeID thì nhiều thủ tục không cần bản sao.
Bản sao điện tử từ bản chính: mang bản chính đến bộ phận một cửa UBND xã, phường; bản chụp được ký số và trả vào tài khoản của bạn trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (cách làm ở từng nơi có thể khác). Một bản sao điện tử dùng được cho nhiều hồ sơ trực tuyến.

Phí chứng thực

Mức theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC về phí chứng thực (văn bản đang có hiệu lực; chưa thấy văn bản nào thay thế đến 25/10/2026):

Việc	Mức phí
Bản sao từ bản chính	2.000 đ/trang cho trang 1–2; từ trang 3 là 1.000 đ/trang; tối đa 200.000 đ/bản
Chữ ký (kể cả chữ ký người dịch)	10.000 đ/trường hợp
Hợp đồng, giao dịch	50.000 đ/hợp đồng
Sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng	30.000 đ/hợp đồng
Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng	25.000 đ/hợp đồng

Di chúc, văn bản từ chối hoặc phân chia di sản nay được Nghị định 280 xếp chung vào “giao dịch”, nên thường áp mức 50.000 đ của chứng thực giao dịch. Nếu làm tại tổ chức công chứng thì trả phí công chứng, không theo bảng trên.

Phí công chứng nhà đất tính theo giá trị tài sản, cộng giá dịch vụ công chứng theo mức tối đa do UBND tỉnh quy định. Với tỉnh vừa sáp nhập, Bộ Tư pháp hướng dẫn UBND tỉnh mới ban hành mức tối đa mới; trong khi chờ, UBND tỉnh quyết định việc áp dụng mức đang có (Công văn 3961/BTP-BTTP ngày 03/7/2025). Nên hỏi báo giá trước.

Giấy tờ ghi địa chỉ cũ có công chứng, chứng thực được không?

Được. Theo Điều 10 Nghị quyết 190/2025/QH15, giấy tờ cấp trước khi sắp xếp còn giá trị thì tiếp tục được sử dụng, cơ quan nhà nước không được yêu cầu đổi chỉ vì đổi địa giới. Sổ đỏ ghi xã, huyện cũ không bắt buộc chỉnh lý trước (xem bài sổ đỏ có phải làm lại sau sáp nhập); căn cước ghi nơi thường trú cũ vẫn dùng được khi còn hạn.

Còn trong hợp đồng nên ghi địa chỉ cũ, địa chỉ mới hay ghi cả hai (“…, nay là …”): chưa có hướng dẫn của Bộ Tư pháp. Cách thể hiện do công chứng viên hoặc người chứng thực hướng dẫn. Bạn nên mang sẵn địa chỉ mới, tra bằng công cụ đổi địa chỉ cũ sang mới, để đối chiếu khi cần.

Từ 01/01/2027 sẽ có gì mới?

Luật sửa đổi Luật Công chứng 2026 có hiệu lực từ 01/01/2027. Theo Báo Luật sư Việt Nam, từ mốc này giao dịch không có đối tượng trực tiếp là bất động sản (như ủy quyền, đặt cọc) được công chứng không theo địa hạt, một số giao dịch không còn bắt buộc công chứng, và Chính phủ sẽ quy định lộ trình để công chứng nhà đất không phụ thuộc địa giới. Trước ngày đó, các quy tắc ở trên vẫn áp dụng.

Cập nhật ngày 25/10/2026. Khi Luật Công chứng sửa đổi có hiệu lực (01/01/2027), bài sẽ được cập nhật.

Xem thêm: Bỏ cấp huyện: thủ tục nay làm ở đâu? · Thủ tục đất đai sau khi bỏ cấp huyện · Sổ đỏ có phải làm lại sau sáp nhập? · Hợp đồng ghi địa chỉ cũ · Đổi địa chỉ cũ sang mới

Nguồn tham khảo (truy cập 25/10/2026)

Tra cứu địa chỉ mới của bạn

Nhập địa chỉ cũ (có thể kèm quận, huyện) để biết xã, phường và tỉnh, thành phố mới sau sáp nhập.

Tra cứu ngay