Hàng triệu doanh nghiệp, hộ kinh doanh có địa chỉ trụ sở thay đổi tên xã, tỉnh sau ngày 01/07/2025. Hai việc khiến kế toán và chủ doanh nghiệp băn khoăn nhất là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hóa đơn điện tử.
1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: không bắt buộc thay đổi
Theo Công văn 4370/BTC-DNTN ngày 05/04/2025 của Bộ Tài chính, trường hợp địa chỉ trụ sở thay đổi chỉ do sắp xếp, điều chỉnh địa giới hành chính thì doanh nghiệp không bắt buộc làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Giấy chứng nhận đã cấp vẫn có hiệu lực.
Doanh nghiệp có thể cập nhật địa chỉ mới khi có nhu cầu, hoặc kết hợp khi thay đổi nội dung đăng ký khác (ngành nghề, vốn, người đại diện…).
Lưu ý: nếu doanh nghiệp chuyển trụ sở thật sự sang nơi khác (không phải do sáp nhập) thì vẫn phải đăng ký thay đổi như trước đây.
2. Hóa đơn điện tử: phải ghi địa chỉ mới
Khác với giấy đăng ký kinh doanh, khi lập hóa đơn điện tử sau khi đơn vị hành chính mới có hiệu lực, thông tin địa chỉ người bán cần ghi theo địa bàn hành chính mới. Các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn lớn đều đã hướng dẫn doanh nghiệp:
- Cập nhật địa chỉ đơn vị trên phần mềm hóa đơn điện tử theo tên xã, phường, tỉnh mới;
- Không cần lập lại tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn chỉ vì đổi địa chỉ do sáp nhập;
- Kiểm tra cơ quan thuế quản lý: nếu cơ quan thuế quản lý thay đổi theo bộ máy mới, làm theo hướng dẫn của cơ quan thuế về cập nhật thông tin.
Địa chỉ người mua trên hóa đơn: nên ghi theo địa chỉ mới nếu khách hàng cung cấp; nhiều doanh nghiệp cập nhật lại danh mục khách hàng hàng loạt.
3. Hợp đồng, con dấu, biển hiệu
- Hợp đồng đang thực hiện: vẫn có hiệu lực; có thể làm phụ lục hoặc thông báo cập nhật địa chỉ cho đối tác nếu cần.
- Con dấu: doanh nghiệp tự quyết định nội dung con dấu; nếu dấu có in địa danh cũ, có thể khắc lại khi thấy cần.
- Biển hiệu, website, danh thiếp: nên cập nhật dần để khách hàng tìm đúng địa chỉ, đặc biệt với dịch vụ giao hàng.
4. Cách đổi nhanh danh sách địa chỉ cũ sang mới
Với từng địa chỉ, bạn có thể nhập vào ô tra cứu của Địa Chỉ Việt (chấp nhận cả địa chỉ còn tên quận, huyện cũ). Với địa chỉ thuộc xã cũ bị chia tách, hãy kiểm tra kỹ phạm vi “một phần” hoặc “phần còn lại” trên trang kết quả.
Tóm tắt
- Không bắt buộc đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi địa chỉ đổi do sáp nhập.
- Hóa đơn điện tử: cập nhật địa chỉ mới trên phần mềm, không cần đăng ký lại hóa đơn.
- Hợp đồng, giấy tờ cũ vẫn có hiệu lực; cập nhật theo nhu cầu.
Bài viết mang tính tham khảo; với trường hợp đặc thù, hãy hỏi cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Nguồn tham khảo
- Thư Viện Pháp Luật: Quy định về thay đổi địa chỉ trên hóa đơn theo sáp nhập đơn vị hành chính 2025
- MISA: Từ 1/7/2025 thay đổi địa giới hành chính thì doanh nghiệp phải làm gì để phát hành hóa đơn theo địa chỉ mới
- meInvoice: Hướng dẫn cập nhật địa chỉ đơn vị theo địa giới hành chính mới
Nhập địa chỉ cũ (có thể kèm quận, huyện) để biết xã, phường và tỉnh, thành phố mới sau sáp nhập.
Tra cứu ngay